Der Spagat zwischen Kosten und begrenztem Budget prägt insbesondere die Gründerphase eines Unternehmens. Dabei stellt die Mobilität von Gründern einen entscheidenden Kostenfaktor dar.
Doch wie lassen sich Geschäftsreisen für Existenzgründer finanzieren, ohne dass diese das Start-up übermäßig belasten? Welche Förderungen gibt es, welche Kosten sind absetzbar, und wie können Transport und Unterkünfte ökonomisch gestaltet werden? Dieser Artikel unterstützt Sie dabei, Geschäftsreisen kosteneffizient zu planen und durchzuführen.
Sind Sie frisch gebackener Gründer oder Inhaber eines jungen Unternehmens? Dann müssen Sie Geschäftsreisen als Balanceakt zwischen ihren Vorteilen und den oft hohen finanziellen Herausforderungen betrachten. Dieser Artikel bietet Ihnen praxisnahe Unterstützung, indem er gute Finanzierungsmöglichkeiten aufzeigt, die steuerlichen Vorteile der Absetzbarkeit erläutert und Spartipps für kosteneffiziente Dienstreisen gibt.
Das lohnt sich! Gerade die Startphase eines Unternehmens ist finanziell herausfordernd – eine strategische Reiseplanung kann jedoch einen echten Wettbewerbsvorteil bieten.
Start ups: Wieso die Geschäftsreisen entscheidend sind
Ob Kunden, Businesspartner oder Investoren, Presse oder Medien: Voraussetzung, dass das Start-up zuverlässig und zügig Erfolge und Umsätze schafft, ist es der rasche und hohe Bekanntheitsgrad unter den jeweiligen Partnern. Reisen dienen Ihnen als probate und klassische Strategie soliden Netzwerkaufbaus, des effizienten Führens entscheidender Gespräche zwischen Ihnen und den möglicherweise perfekt passenden Investoren und natürlich der Kundenakquise.
Doch diese Reisen gelten als hohe Herausforderung: Denn den begrenztes Budgets der Start-ups stehen die hohen Kosten der jeweiligen Businesstrips gegenüber und schaffen unter den Gründern nicht selten die schwierige Abwägung von Kosten und Nutzen.
Finanzierungsmöglichkeiten für effektive Geschäftsreisen
Der Bund und die Länder unterstützen den Gründergeist durch diverse Programme der Förderungen. Als Klassiker unter diesen Förderungen gelten die attraktive Angebote der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) und des BAFA. Die Website dieser Anbieter verschaffen Ihnen die nötigen Infos. Sie sollten wissen, dass die KfW-Bank jedoch nicht als klassische Bank fungiert, die Ihnen das Geld als Kredit verschafft, sondern dass die KfW die Kredite per Hausbank abwickelt.
Auch Stipendien und Zuschüsse dienen Ihnen als Gründer als gute Basis, wenn Sie das das Start-up per Geschäftsreisen unterstützen möchten. Welche Arten der Förderungen Sie nutzen sollten, gestalten Kriterien wie die jeweiligen Branchen oder das Kapital, das Sie als Basis der Businesstrips einsetzen möchten.
Nutzen Sie gerade die aktive Communities der jeweiligen Branche als Basis von Infos und Austausch. Sie dienen Ihnen später noch als hochwertige Unterstützung und solides Netzwerk.
Sie gründen Ihr Start-up und benötigen als Startkapital Kredite, die Ihnen Geschäftsreisen und Anschaffungen ermöglichen? Sie sollten wissen, dass Selbstständige nicht mühelos die passenden Kredite erhalten - besonders junge Unternehmen. Denn die diversen Anbietern scheuen die Risiken des Ausfalls und prüfen die Bonität und die Umsätze präzise. Und diese Umsätze sagen Selbstständige eher schwer und Gründer gar nicht voraus.
Tipps, um das Geld als soliden Kredit aufzunehmen:
- Ziehen Sie als Gründer oder Gründerin die Hausbank ins Kalkül, wenn Sie dort als zuverlässiger Kunde gelten.
- Untermauern Sie Ihr Business und das benötigte Geld durch den serös erstellten Businessplan und passenden Daten.
- Durch solide Bürgen schaffen Sie gute Optionen rund um den Kredit.
- Studieren Sie die SCHUFA-Auskunft (1x pro Jahr kostenlos).
Steuerliche Absetzbarkeit von Geschäftsreisen
Als Gründer oder Gründerin können Sie die Kosten für Geschäftsreisen steuerlich geltend machen, sofern diese dem Aufbau und der Etablierung Ihres Start-ups dienen. Der Hintergrund: Laut steuerlichen Vorschriften gelten diese Ausgaben als betriebsbedingt und können gewinnmindernd wirken, wodurch sich Ihre Steuerlast reduziert.
Zu den absetzbaren Kosten zählen insbesondere Fahrkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsaufwendungen. Fahrkosten können unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel geltend gemacht werden. Nutzen Sie öffentliche Verkehrsmittel, setzen Sie die Ticketpreise direkt als Kosten an. Falls Sie mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs sind, können Sie die einfache Wegstrecke mit dem geltenden Kilometerpauschalbetrag multiplizieren und diesen Betrag steuerlich absetzen.
Sollte die Geschäftsreise eine Übernachtung erfordern, dürfen auch diese Kosten berücksichtigt werden. Gleiches gilt für Verpflegungsmehraufwendungen, die entweder anhand der tatsächlich entstandenen Kosten oder mit den geltenden Pauschalbeträgen angesetzt werden können.
Damit Sie die steuerlichen Vorteile optimal nutzen, sollten Sie einige wichtige Punkte beachten: Sammeln Sie alle Belege, um eine lückenlose Dokumentation für das Finanzamt sicherzustellen. Addieren Sie sämtliche Kosten und reduzieren Sie Ihre Steuerlast durch die entsprechende Berücksichtigung in der Steuererklärung. Beachten Sie dabei, dass alle Kosten netto abgesetzt werden müssen. Zusätzlich können Sie die Umsatzsteuer auf Geschäftsreisekosten geltend machen, indem Sie den Vorsteuerabzug nutzen.
Eine sorgfältige Dokumentation und die richtige steuerliche Behandlung von Geschäftsreisen helfen Ihnen dabei, finanzielle Vorteile optimal auszuschöpfen und Ihr Start-up wirtschaftlich effizient aufzustellen.
Geschäftsreisen günstig gestalten
Natürlich müssen manche Arten der Geschäftsreisen rasch erfolgen. Nicht selten sind diese jedoch organisierbar. Frühes Buchen bietet Ihnen gegenüber den Last-Minute-Angeboten gute Vorzüge. Carsharing spart Ihnen Fixkosten und ist mühelos auch per App nutzbar. Müssen Sie fliegen, lohnt das Nutzen der Frühbucherrabatte und der Vielfliegerprogrammen plus Bonuskarten. Erkunden Sie die Angebote der Anbieter und Airlines nach passenden Paketen.
Sparen als Gründer: die günstigen Übernachtungsmöglichkeiten und Anbieter
Als Gründer oder Gründerin spielt nicht nur eine durchdachte Budgetplanung eine wichtige Rolle, sondern auch die Wahl kosteneffizienter Reiseanbieter. Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, sollten Sie gezielt nach flexiblen und gut erreichbaren Übernachtungsmöglichkeiten suchen, die sowohl Ihren Komfortansprüchen als auch Ihrem Budget gerecht werden. The Chocolate on the Pillow Group (COTP) bietet Ihnen als Gründer und Gründerinnen innovative Hotelkonzepte. Diese bieten Ihnen als Basis klug entwickelte und praxisbezogene Lösungen, um die Dienstreisen effizienter und günstiger zu gestalten. Die strategische Auswahl von Unterkünften kann dabei ein entscheidender Faktor zur langfristigen Kostenoptimierung sein und zur finanziellen Stabilität Ihres Start-ups beitragen.
Zu den sinnvollsten Übernachtungsstrategien zählen insbesondere Budget-Hotels, Business-Apartments und Kooperationen mit Hotelketten. Budget-Hotels bieten eine kostengünstige, aber dennoch komfortable Übernachtungsmöglichkeit, während Business-Apartments eine flexible Lösung für längere Aufenthalte darstellen. Zudem können Kooperationen mit bestimmten Hotelketten oder Buchungsplattformen helfen, Vergünstigungen und exklusive Angebote zu nutzen, um Reisekosten weiter zu reduzieren.
Reisekosten: Effiziente Planung und Verwaltung
Eine gut durchdachte Planung und Verwaltung von Reisekosten hilft Ihnen als Gründer oder Gründerin, Ihr Budget im Blick zu behalten und steuerliche Vorteile optimal zu nutzen. Damit Ihre Geschäftsreisen effizient und kostengünstig bleiben, sollten Sie einige bewährte Strategien berücksichtigen.
Zunächst ist es essenziell, das verfügbare Budget zu prüfen und klare Obergrenzen für Dienstreisen festzulegen. Sobald das finanzielle Rahmenbudget steht, empfiehlt es sich, frühzeitig nach passenden Angeboten zu recherchieren, um von günstigen Preisen bei Transport und Unterkunft zu profitieren.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die digitale Verwaltung von Reisekosten. Nutzen Sie moderne Abrechnungstools, die Ihnen helfen, Ausgaben strukturiert zu erfassen und Belege unkompliziert zu verwalten. Ein praktischer Tipp: Fotografieren Sie Quittungen und Rechnungen direkt mit Ihrem Smartphone, um eine lückenlose Dokumentation sicherzustellen und spätere Unklarheiten zu vermeiden.
Zusätzlich kann der Einsatz einer Steuersoftware eine enorme Erleichterung darstellen. Solche Programme ermöglichen es, Belege automatisch zu erfassen, steuerrechtlich korrekt zu verbuchen und im Rahmen der Steuererklärung effizient geltend zu machen.
Mobilität trotz begrenztem Budget
Wie Sie sehen, gibt es durchaus attraktive und gut umsetzbare Optionen, um Budget und Kosten unter den Hut zu bringen. Ob Förderungen oder Kredit, günstige Anbieter oder Absetzbarkeit der Kosten: Nutzen Sie Optionen, die passen und die lohnen. Entwickeln Sie gute Strategien, die Mobilität und Kostenoptimierung gestatten.
Ein Beitrag von Almuth Jennert
Bild: freepik.com
Anzeigen
