Mit einem digitalen Fahrtenbuch lassen sich sowohl unnötige Steuern als auch lästiger Papierkram vermeiden. Vor allem im Bereich Fuhrparkmanagement wird das neue Tool erfolgreich eingesetzt.
Dieser Artikel verrät, worauf dabei zu achten ist.
Wofür benötigt man ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch wird von vielen Selbständigen dafür genutzt, um die Anzahl der Fahrten, die mit dem eigenen Pkw zurückgelegt werden, festzuhalten. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn beispielsweise ein Dienstfahrzeug sowohl privat als auch geschäftlich regelmäßig genutzt wird. Aber auch im Fall von geschäftlichen Fahrten mit dem privaten Pkw lohnt es sich, diese genau zu notieren, da die Ausgaben hierfür in vielen Fällen vom Finanzamt erstattet werden.
Wann ist das Führen von einem Fahrtenbuch sinnvoll?
Grundsätzlich gilt: Das Führen eines Fahrtenbuchs macht für einen Geschäftswagen umso mehr Sinn, je häufiger das Fahrzeug genutzt wird und je niedriger die Kosten für das jeweilige Fahrzeug ausfallen. Bei privaten Fahrzeugen, die geschäftlich genutzt werden, ist das Gegenteil der Fall: Je höher die Kosten für die Anschaffung und den Betrieb des Fahrzeugs sind, desto mehr Sinn macht es, diese gesondert festzuhalten. Alternativ können Autofahrer auch von der 1 % Regelung Gebrauch machen, welche eine Pauschale für die Nutzung der jeweiligen Fahrzeuge festlegt.
Welche Informationen müssen im Fahrtenbuch festgehalten werden?
Die meisten Angaben im Fahrtenbuch werden benötigt, wenn Sie im Auftrag Ihres Auftraggebers / Ihrer Auftraggeberin unterwegs sind. In diesen Fällen müssen das Datum, der konkrete Reisezweck und der Kilometerstand im Anschluss an die jeweilige Fahrt sowie im Optimalfall auch die genauen Abfahrts- und Rückkehrzeiten schriftlich erfasst werden. Unter Umständen kann es nämlich sein, dass sich für Sie zusätzlich Ansprüche auf eine Verpflegungspauschale ergeben, die Sie beim Arbeitgeber geltend machen können. In jedem Fall ist eine detaillierte und lückenlose Dokumentation der Fahrten die beste Voraussetzung dafür, dass Ihnen die Fahrtkosten in maximaler Höhe vom Finanzamt zurückerstattet werden.
Kann ich ein Fahrtenbuch auch digital führen?
Ein Fahrtenbuch muss - laut den geltenden Vorschriften - in sich geschlossen sein. Auch die Möglichkeit einer Manipulation der Einträge sollte weitestgehend ausgeschlossen sein, bevor dieses eingereicht wird. Daher eignen sich z. B. Fahrtenbücher, die mit Bleistift geschrieben werden, hierfür ebenso wenig, wie einfache Exceltabellen. Mithilfe geeigneter Software lassen sich die Daten, die für die Steuererklärung benötigt werden, jedoch in Echtzeit sicher und einfach in ein digitales Fahrtenbuch eintragen. Auf diese Weise lässt sich vor allem bei größeren Betrieben mit eigenem Fuhrpark viel Zeit und auch Geld einsparen. Gleichzeitig ermöglichen digitale Fahrtenbücher auch eine einfache Analyse der Fahrtzeiten und -kosten, was zu weiterem Einsparpotenzial innerhalb des Unternehmens führt, da Entscheidungen bezüglich der Dienstfahrzeuge entsprechend angepasst werden können.
Fazit
Ein digitales Fahrtenbuch spart Zeit und Geld bei der Erfassung von Daten, die das Finanzamt für die Steuererklärung benötigt. Dabei sollte jedoch überprüft werden, ob sich das Führen eines solchen Buchs im Einzelfall auch wirklich lohnt oder die 1 % Fahrtkostenpauschale sinnvoller ist.
Ein Beitrag von Steffan Schmitt
Bild: OceanProd from Depositphotos
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