Existenzgründungen können teuer sein. Eine im Dezember 2022 veröffentlichte Statistik* unterstreicht dies, die für den Apothekenbereich erstellt wurde. Demnach zahlen ein Drittel der Gründer 600.000 Euro und mehr, um ihren eigenen pharmazeutischen Betrieb zu starten. Ein Weg, wie ein neues Unternehmen Geld sparen kann, ist ein virtuelles Sekretariat. Anbieter preisen gemeinhin viele weitere Vorteile. Es stellen sich allerdings zwei Fragen. Erstens: Gibt es auch Nachteile? Und zweitens: Falls es Schattenseiten gibt - überwiegen die Vorteile, um die Dienste eines virtuellen Sekretariats in Anspruch zu nehmen?
Zur Erklärung: Was ist ein virtuelles Sekretariat?
Ein virtuelles Sekretariat ist eine Outsourcing-Maßnahme. Existenzgründer (oder sonstige Auftraggeber) beauftragen einen Büroservice damit, für sie die Arbeiten zu übernehmen, die Assistenten gemeinhin erledigen. Die Grundlage ist dabei stets die Entgegennahme von Anrufen für den jeweiligen Betrieb. Der Sekretär bzw. die Sekretärin arbeitet nicht fest für das auftraggebende Unternehmen, sondern für den Büroservice. In der Regel betreut die Person mehr als nur einen Kunden. Der Sekretariatsservice ist deshalb physisch vom Auftraggeber getrennt und nutzt eigene Räumlichkeiten.
Diese Leistungen bietet ein virtuelles Sekretariat
Die Leistungen des virtuellen Sekretariats können stark schwanken. Entscheidend ist der jeweilige Anbieter sowie das, was der Kunde wünscht. Die Entgegennahme von Anrufen ist die einzige Aufgabe, die immer übernommen wird. Weitere mögliche Leistungen, die der Sekretariatsservice bietet, sind beispielsweise:
- Termin-Management
- Erstellung von Notizen von Telefonaten und/oder Meetings
- kleine Kundenberatungen (Beantwortung von Standardfragen)
- Postannahme
- Lektorat
- E-Mailing
- Pflege von Datensätzen
- Arbeiten im Zusammenhang mit der Büroorganisation
- Aufgabe und Annahme von Bestellungen
Für die Abrechnung existieren dabei unterschiedliche Modelle. Es kann beispielsweise ein monatlicher Festpreis vereinbart sein. Alternativ ist es aber möglich, leistungsbezogen zu bezahlen. Der Büroservice stellt in einem solchen Fall beispielsweise jedes Telefonat in Rechnung. Mischlösungen sind ebenfalls denkbar. Der Auftraggeber zahlt einen Fixpreis für bestimmte Arbeiten. Verlangt er mehr, werden die zusätzlichen Aufgaben leistungsbezogen abgerechnet.
Diese Vorteile bietet ein virtuelles Sekretariat für Existenzgründer
Anhand der geschilderten Leistungen ergeben sich die folgenden Vorteile:
- seriöses Auftreten durch ein eigenes Büro
- Ersparnisse durch das Wegfallen von Ausgaben wie für das Gehalt oder den eigenen physischen Arbeitsplatz für die Assistenzkraft
- keine Probleme mit Themen wie Kündigungsschutz, Krankheitsvertretungen, etc.
- keine Rekrutierungskosten auf der Suche nach dem entsprechenden Personal
- transparente Kosten
- Flexibilität bezüglich der übernommenen Leistungen
Gibt es auch Schattenseiten bei der Nutzung eines virtuellen Sekretariats?
Komplett frei von Nachteilen ist das System nicht. Die Auftraggeber teilen sich ein virtuelles Sekretariat. Die Dienstleister sind deshalb nicht in einer Weise vollständig für den Existenzgründer tätig, wie es bei einer fest eingestellten Kraft der Fall wäre. Überdies können sich die Assistenten nicht in einer Weise in die Materie des jeweiligen Unternehmens vertiefen, wie es bei einem realen Vollzeit-Sekretariat der Fall wäre. Intensive telefonische Beratungsgespräche mit Kunden, die wirklich überall ins Detail gehen, sind deshalb nicht möglich. Zudem fehlt der persönliche Faktor durch die gemeinsame Arbeit in einem Büro. Aus dieser Konstellation entwickelt sich ein Vertrauensverhältnis, das viele Personen sehr schätzen. Dieser Prozess ist bei einem virtuellen Sekretariat durch die räumliche Trennung nur eingeschränkt möglich.
Fazit: Für Existenzgründer überwiegen die Vorzüge die Nachteile deutlich
Existenzgründer sind darauf angewiesen, knapp zu wirtschaften, möglichst seriös aufzutreten und mit reibungslosen Prozessen zu arbeiten. All dies bietet ein virtuelles Sekretariat. Die Vorteile überwiegen deshalb die Schattenseiten deutlich.
* Deutsche Apotheker Zeitung - Existenzgründungen: Fast jeder Dritte zahlte mehr als 600.000 Euro
Ein Beitrag von Steffan Schmitt
Bild: Alexa auf Pixabay
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