Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind sehr breit gefächert. Wenn Sie ein eigenes Unternehmen gründen, haben Sie von Anfang an die Möglichkeit, Mitarbeiter einzustellen. Bei Kleinunternehmen und Freiberufler kann die Mitarbeiterzahl begrenzt sein. Hier kommt es auf die Unternehmensform an.
In jedem Fall müssen Sie sich mit der Lohnbuchhaltung auseinandersetzen, wenn Sie mindestens einen Mitarbeiter anstellen. Sie können die Buchhaltung auf klassischem Wege an Ihrem Schreibtisch führen oder sich für ein Outsourcing entscheiden. Dieser Weg bringt Ihnen verschiedene Vorteile:
- Digitale Abrechnung führt zu geringen Kosten
- Sie sparen Zeit, die Sie in den Aufbau Ihres Unternehmens stecken können
- Alle steuerlichen und sozialversicherungspflichtigen Vorgaben finden tagesaktuell Berücksichtigung
- Die Vorgaben des Datenschutzes sind garantiert
- Ortsunabhängiger Zugang auf die Lohnabrechnungen aller Mitarbeiter
Das digitale System ist modern und zukunftssicher. Wenn Sie ein größeres Unternehmen planen, können Sie die Lohnabrechnung von Anfang an extern erstellen lassen. In diesem Fall sparen Sie die Einstellung eines Lohnbuchhalters. Diesen brauchen Sie, weil Sie die monatlichen Abrechnungen in der Regel allein nicht bewältigen können. Abgesehen von den erforderlichen Kenntnissen benötigen Sie vor allem bei der Existenzgründung viel Zeit für den Aufbau Ihres Unternehmens und die Akquise von Kunden. Somit ist das Outsourcing bereits im Rahmen der Existenzgründung eine Überlegung wert.
Aufgaben der Lohnbuchhaltung nicht unterschätzen
Viele Existenzgründer sind mit ihrer Geschäftsidee beschäftigt und müssen sich um viele Kleinigkeiten kümmern. So ist es notwendig, einen Standort zu finden, da Büro oder die Werkstätten einzurichten und sich um die Einstellung von Mitarbeitern zu kümmern. Zu den weiteren Aufgaben gehören die Beschaffung von Betriebsmitteln und die Akquise erster Aufträge. Auch wenn der Existenzgründer Mitarbeiter benötigt, macht er sich über die Lohnbuchhaltung häufig keine Gedanken. Es gibt einfach zu viele andere Dinge, die zu erledigen sind. Dass dies ein Fehler ist, zeigt sich in den ersten laufenden Monaten des Unternehmens.
Die Lohnbuchhaltung ist mit der monatlichen Erstellung der Abrechnungen nicht erledigt. Wenn Sie Löhne auszahlen, müssen Sie Stunden berechnen, Zuschläge ermitteln und gegebenenfalls Bonuszahlungen transferieren. Sie müssen sich mit dem steuerlichen System und den Vorgaben für den Abzug der Sozialabgaben auskennen. Hier ist jeder Mitarbeiter entsprechend seiner Steuerklasse und der Anzahl seiner Kinder sehr individuell. Somit können Sie kein einheitliches System anwenden. Der Arbeitsaufwand ist in aller Regel größer, als Sie es sich vorgestellt haben.
Führung von Lohnkonten und Betriebsprüfung
Sie haben die Pflicht, für jeden Mitarbeiter ein Lohnkonto zu führen. Dieses benötigen Sie als Nachweis für Ihre eigene steuerliche Abrechnung. Hier können Sie die Lohnkosten des Mitarbeiters als Ausgaben abziehen. Auf der anderen Seite müssen Sie für jeden Mitarbeiter rechtlich relevante Nachweise erstellen, die er beim Finanzamt vorlegt. Einmal im Jahr übermitteln Sie die Kosten für den Lohn an das Finanzamt. Sollten Sie eine Betriebsprüfung bekommen, sind Sie verpflichtet, die Belege für einen benannten zurückliegenden Zeitraum zu präsentieren. Eine exakte Kontoführung ist wichtig, sonst drohen empfindliche Strafen. Gleiches gilt, wenn Sie die Abrechnung ungenau geführt haben. In der Summe der Aufgaben ist es empfehlenswert, einen Experten mit der Lohnbuchhaltung zu beauftragen. Dann können Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und bei einer Betriebsprüfung exakte Daten vorlegen.
Ein Beitrag von Stefan Schmidt
Bild von Lukas Bieri auf Pixabay
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