Als eine der wesentlichen Herausforderungen des Personalmanagements bezeichnet das Onboarding die strukturierte Eingliederung neuer Talente in ein Unternehmen. Ziel des Onboardings ist die Steigerung der Identifikation mit dem Unternehmen und damit der Motivation und Produktivität der Mitarbeiter. Im Zuge der Digitalisierung finden auch KMUs immer bessere Tools zur Unterstützung und Automatisierung des wichtigen Onboarding-Prozesses.
Stellenwert des Personalmanagements und des Onboardings
Das Onboarding nimmt im Personalmanagement eine wesentliche Rolle ein. Der Onboarding-Prozess ist als mehrstufiges Prozedere zu verstehen, das eine sorgfältige Vorbereitung voraussetzt. Bei richtiger Umsetzung ist Onboarding mit einer Reihe von Vorteilen verbunden.
Der Stellenwert des Onboardings zeigt sich insbesondere in seinem Beitrag zu Produktivität und Effizienz. Je gründlicher und schneller ein neues Talent eingearbeitet ist, desto schneller sind Spitzenleistungen möglich. Bei gelungener Integration in die Teams und Prozesse profitiert die Produktivität im gesamten Betriebsablauf.
Weiterhin ist mit gutem Onboarding eine höhere Motivation der neuen Mitarbeiter verbunden. Wer sich die Zeit nimmt, neue Mitarbeiter sorgfältig zu integrieren, zeigt Wertschätzung. Dies spüren Mitarbeiter und entwickeln intrinsische Motivation.
Ein weiterer Grund für die Relevanz des Onboardings ist der Beitrag zur Fehlervermeidung. Aufgrund der starken Vernetzung in einem modernen Betrieb kann bereits ein einziger menschlicher Fehlgriff die Betriebsabläufe erheblich stören. Gerade in der Anfangszeit besteht bei fehlender Erfahrung und Einarbeitung diese Gefahr. Mittels Onboarding lässt sich die Fehleranfälligkeit in der Anfangsphase deutlich reduzieren.
Weiterhin wird Onboarding in Zeiten zunehmender Mitarbeiter-Fluktuation immer wichtiger im Sinne der Mitarbeiter-Bindung. Gelingendes Onboarding trägt dazu bei, dass Mitarbeiter sich mit dem Unternehmen identifizieren und bleiben. Damit bleibt wichtiges Know-how im Betrieb.
Welche Möglichkeiten des digitalen Personalmanagement gibt es?
Digitale Werkzeuge und Möglichkeiten setzen an verschiedenen Stellen des Personalmanagements an, von der Anwerbung über das Onboarding bis zur Personalbindung. Bei der Rekrutierung helfen beispielsweise Internet-Stellenbörsen wie StepStone oder Karriere-Netzwerke wie LinkedIn oder Xing. Ebenso finden sich zahlreiche Apps zur mobilen Rekrutierung der besten Talente. Hierbei ist es wichtig, sowohl die Plattform als auch die Ansprache jeweils an die Zielgruppe anzupassen.
Im Bereich Personalbindung bieten digitale Tools einen Beitrag zur Verbesserung der internen Kommunikation. Auch komplette digitale Arbeitsplätze oder Apps und Tools zur Erhöhung der Mobilität und Flexibilität tragen zur Mitarbeiterbindung bei, indem sie auf individuelle Bedürfnisse eingehen.
Auch, wenn es um die Weiterbildung geht, helfen digitale Tools. Dazu gehören etwa internetbasierte Lehrprogramme oder Webinare. Auch interaktive E-Books oder Online-Lehrangebote von Schulen und Universitäten zählen zu den Weiterbildungs-Tools.
Worauf Gründer beim Onboarding neuer Mitarbeiter achten sollten
Ganz gleich, ob es sich um ein großes Unternehmen oder ein frisch gegründetes Start-up handelt, profitiert der Betrieb von motivierten Mitarbeitern, die sich mit den Firmenzielen identifizieren.
Idealerweise sollten Unternehmen den Prozess weitgehend standardisieren und automatisieren. Grundsätzlich lässt sich das Onboarding in drei Phasen einteilen.
- Zunächst ist das Preboarding relevant, wobei sich sämtliche Verantwortlichen auf die Ankunft des Mitarbeiters vorbereiten. Dazu gehört die Erstellung von Zeitplänen zur Einarbeitung, die Einrichtung wichtiger Accounts und auch die Bereitstellung des Arbeitsplatzes.
- Die eigentliche Einarbeitung, das menschliche Kennenlernen sowie erstes Feedback sind Gegenstand der zweiten Phase, die in den ersten zwei bis drei Arbeitswochen erfolgt.
- Die dritte Phase im Onboarding dient der langfristigen Bindung, nachhaltigem Teambuilding sowie fortlaufenden Fortbildungs-Angeboten.
Vereinfachung des Onboardings durch digitale Tools
Beim Onboarding kommen moderne Unternehmen kaum umhin, die Chance der Digitalisierung zu nutzen. Das HR-Tool von Haufe steht für Personalabteilungen zur Verfügung, um Onboarding- und andere Personalmanagement-Aufgaben zu vereinfachen. Digitale Lösungen unterstützen den Onboarding-Prozess sowohl als App als auch als Desktop-Version. Dazu gehören Aufgaben wie die Erstellung von Zeitplänen, die Informations-Übermittlung sowie die Kommunikation. Nach einer einmaligen Einrichtung solcher digitaler Tools lassen sie sich grundsätzlich für und von jedem neuen Mitarbeiter nutzen.
Fazit
Onboarding ist im Idealfall ein strukturierter und standardisierter Prozess, der von Beginn an für zufriedene und produktive neue Mitarbeiter sorgt. Wer auf durchdachte digitale Tools setzt, profitiert von Automatisierung und erreicht das Ziel der Einarbeitung und Mitarbeiterbindung schneller. Vorteile sind Zeit- und Ressourcenersparnis sowie steigende Produktivität und Effizienz gleich vom ersten Arbeitstag an.
Ein Beitrag von Martin Mehler
Bild: Sora Shimazaki auf Pexels
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