Wenn Neugründer das erste Mal einen Mitarbeiter verabschieden, wird das sogenannte Arbeitszeugnis fällig. Auf dieses Schreiben hat jeder Arbeitnehmer ein Anrecht. Diese rechtlichen und unternehmerischen Standards gilt es zu beachten.
Zeugnisse als Nachweis und Wertschätzung betrachten
Das erste Einstellen eigener Mitarbeiter und Praktikanten ist für Neugründer häufig ebenso spannend wie die erste Kündigung emotional ist. Egal von welcher Seite die Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgeht, der zu verabschiedende Mitarbeiter hat ein Anrecht auf ein Zeugnis. Das Arbeitszeugnis ist Nachweis für kommende Arbeitgeber, aber auch eine Unterstützung für Mitarbeiter, ihre eigene Leistung einzuschätzen und zu verbessern.
Daher ist es nur fair, wenn das Zeugnis vollständig, von mehreren Kollegen und dem Vorgesetzten erarbeitet und positiv, aber nicht zu positiv, formuliert ist. An dieser Stelle beginnen für die meisten Neugründer bereits die Probleme. Der Inhalt des Zeugnisses ist nämlich nur teilweise vorgeschrieben. So sagt beispielsweise Paragraph 109 der Gewerbeordnung aus, das Zeugnis muss schriftlich vorliegen, Angaben über Zeitraum und Tätigkeiten enthalten, Leistung und Verhalten müssen benannt werden. Zudem muss es verständlich und unmissverständlich sein.
Aufbau und Layout von Zeugnissen
In der Praxis bedeutet das zunächst, dass allgemein gehaltene Textbausteine nicht funktionieren, denn sie sind nicht konkret auf die Person und Tätigkeit bezogen. Gründer, die zum ersten Mal ein Zeugnis ausstellen sollen, dürfen auch keine private Wertung und Sympathie einfließen lassen, oder ohne Begründung negativ urteilen. Das Layout des Zeugnisses muss dem Anlass angemessen seriös sein. Das Zeugnis Manager von Haufe kann bei beim Anfertigen von Arbeitszeugnissen unterstützen, so dass alle Formalitäten leichter zu bewältigen sind. Der standardisierte Aufbau lautet: Überschrift und Einleitung, Beschreibung der Aufgaben, Berurteilung von Leistungen und sozialem Verhalten, Beendigung und Dank bzw. Bedauern über den Abschied, Zukunftswünsche, Ort, Datum und Unterschrift der Geschäftsleitung.
Aus tausenden Textbausteinen des Tools lassen sich ganz individuelle Schreiben erstellen, die so absolut rechtssicher sind. Bei eigenem Formulieren sollten Rechtsexperten im Unternehmen oder auf Auftrag vor allem dann über das Arbeitszeugnis schauen, wenn der Mitarbeiter entlassen wurde oder Unternehmen und Mitarbeiter unzufrieden auseinander gegangen sind. Das gilt auch für einfache Praktikums- und qualifizierte Ausbildungszeugnisse. Alle Aussagen müssen belegbar sein.
Korrektes Arbeitszeugnis schneller erstellen
Die Verlockung ist groß, das Arbeitszeugnis per Mail anzuhängen. Erlaubt ist das allerdings nicht. In Deutschland müssen alle Zeugnisse physisch ausgedruckt vorliegen und per Hand unterschrieben sein. Per Post versendet werden dürfen sie natürlich, allerdings ist es für den Mitarbeiter angenehmer, wenn er das wichtige Schreiben übergeben bekommt, bevor er geht. Dieser Schritt zeigt eine zusätzliche Anerkennung der Leistung für das Unternehmen.
Für Neugründer ist es sinnvoll, sich schon mit Einstellung des ersten Mitarbeiters einzulesen, wie ein Zeugnis im Detail aufgebaut ist und sich mit der gewählten Software vertraut zu machen. Eine klar gegliederte Zuständigkeitskette im Unternehmen verringert zudem den Zeitaufwand. Nur Kollegen und direkte Vorgesetzte können die Leistungen des Mitarbeiters bewerten, doch der Gründer mit Führungsposition muss den Prozess absegnen und das Zeugnis prüfen und unterschreiben.
Fazit: Keine Panik beim ersten Mal Zeugnis ausstellen
Das Arbeitszeugnis ist eine Herausforderung für neue Unternehmer, aber dank Tools und Vorlagen lässt es sich schnell entwerfen und individualisieren. Wahrheitsgetreue Bewertungen sind Pflicht, emotionale Wertungen haben hier dagegen keinen Platz. Eine erprobte Zuständigkeitskette im Unternehmen sorgt für eine schnelle, faire Beurteilung, die zum Verabschiedungsdatum fertig vorliegen sollte.
Ein Beitrag von Stephan Eberhart
Bild: jarmoluk auf Pixabay
Anzeigen
