Wer den Schritt in die Selbstständigkeit wagt, kommt nicht umhin, sich mit den Grundlagen der Buchhaltung auseinanderzusetzen. Natürlich können Sie sich einen externen Berater zur Unterstützung holen. Die Verantwortung bleibt aber letztendlich bei Ihnen. Denn wenn das Finanzamt Ihren Betrieb prüft und auf Fehler stößt, haftet allein die Geschäftsführung. Infolgedessen kommt oftmals eine kostspielige Nachzahlung auf Sie zu. Solchen Zwischenfällen können Sie als Existenzgründer vorbeugen, indem Sie sich frühzeitig mit aktuellen Vorschriften vertraut machen. Alle Informationen hierzu liefern die sogenannten GoBD. Was dieses Dokument aktuell beinhaltet, erfahren Sie hier.
GoBD einfach erklärt
Die Abkürzung GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese Grundsätze traten erstmals 2015 in Kraft und gelten ohne Ausnahme für sämtliche Unternehmer. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein junges Start-up oder einen großen Konzern führen. Welche Vorschriften besonders kleine und mittelständische Firmen betreffen, können Sie ausführlich in einem fachspezifischen Online-Ratgeber nachlesen. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Fakten, die Firmengründer in jeder Branche ab sofort beachten sollten.
Vorschriften seit 2015
Die GoBD schreiben fest, welche Bedingungen Sie bei der Verwaltung von steuerrelevanten Daten mindestens erfüllen müssen. Zu solchen Daten gehören:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse
- Organisatorische Unterlagen wie beispielsweise Arbeitsanweisungen
- Geschäftliche E-Mails und Briefe
- Bestellungen und Reklamationen
- Rechnungen
- Zahlungseingänge
- Kaufverträge
All diese Unterlagen akzeptiert das Finanzamt nur, wenn sie rechtskonform archiviert werden. Dafür müssen sie folgende Eigenschaften aufweisen:
- Fehlerfreie und wahrheitsgemäße Aufzeichnung
- Vollständige Erfassung und Verbuchung aller Geschäftsvorfälle
- Systematische und übersichtliche Dokumentation
- Zeitgerechte Erfassung von Bargeldbewegungen (täglich) bzw. bargeldlosen Transaktionen (nach maximal 10 Tagen)
- Nachvollziehbare Aufzeichnungen für Außenstehende
- Nachprüfbare Angaben gegenüber zuständigen Behörden
- Unveränderliche Einträge, in denen nachträgliche Korrekturen gekennzeichnet sind
- Sicherer Schutz der Daten vor Verlust oder unbefugten Zugriffen
- Archivierung für einen Zeitraum über mindestens 10 Jahre
Neue Regeln ab 2019
Im Zuge der Digitalisierung gibt es mehr und mehr Technologien, die manuelle Arbeiten durch computergesteuerte Programme ersetzen. Das gilt auch für die Buchhaltung. Daher veröffentlichte das Bundesfinanzministerium im Juli 2019 eine aktualisierte Version der GoBD. Diese Neufassung zielt darauf ab, alle nötigen Verwaltungsaufgaben so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Dementsprechend sind nun eine Reihe elektronischer Vorgehensweisen zugelassen, darunter:
- Belege mit mobilen Endgeräten scannen (auch im Ausland)
- Papierbelege ins Ausland verbringen und anschließend digitalisieren
- Cloud-Systeme für Archivierungszwecke verwenden
- Buchführungsbelege ausschließlich in konvertierter Form (z.B. als pdf-Dateien) aufbewahren
Dank der neuen Bestimmungen können Sie Ihre Buchhaltung größtenteils automatisch erledigen. Wenn Sie eine Software für die Finanzverwaltung benutzen, sollten Sie dennoch darauf achten, dass Ihre technische Lösung allen gesetzlichen Anforderungen gerecht wird. Stellen Sie sich also folgende Fragen:
- Bleiben die verarbeiteten Dokumente unverändert und vollständig?
- Sind meine Daten sicher vor Manipulation?
- Arbeitet die Software gemäß transparenter Archivierungsrichtlinien?
- Kann ich sämtliche Vorfälle exakt protokollieren?
- Lassen sich Daten einfach in Standardformate exportieren?
- Kann sich ein unabhängiger Autor Zugriff auf das System verschaffen, um meine Buchhaltung zu prüfen?
Lautet die Antwort auf sämtliche Fragen „Ja“, können Sie Ihre Verwaltungsarbeiten getrost einem digitalen Programm überlassen. Damit vermeiden Sie nicht nur Flüchtigkeitsfehler, sondern sparen auch ein erhebliches Maß an Zeitaufwand.
Ein Beitrag von Thomas Hoffmann
Bild: Chris Pastrick auf Pixabay
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