Gerade am Anfang ist man als Firmengründer oft überfordert und weiß nicht, was man zuerst erledigen soll. Schnell häufen sich Dokumente und Verträge, die private Informationen und hochsensible Daten enthalten. In der hektischen Gründungsphase kann es leicht passieren, dass diese Dokumente aus Zeitmangel einfach auf dem Schreibtisch liegen gelassen werden, aber genau das kann böse enden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sensible Dokumente sicher aufbewahren.
1. Informieren Sie sich, welche Dokumente aufbewahrungspflichtig sind
Nicht alle Dokumente müssen mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden. Wichtig ist aber, dass Sie sich gleich zu Beginn darüber informieren, welche Dokumente einer Aufbewahrungspflicht unterliegen. Im Zweifelsfalls wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Grundsätzlich gilt:
Zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen:
- Geschäftsbücher
- Jahresabschlüsse
- Inventarlisten
- Bilanzen
- Kontoauszüge
- Rechnungen
- Zolldokumente
- Gehaltsabrechnungen
- Vertragsurkunden
Sechs Jahre aufbewahrt werden müssen:
- erhaltene und gesendete Handels- und Geschäftsbriefe
2. Schützen Sie wichtige Dokumente vor Einbruch und Brand
Jene Dokumente, die sensible Daten und Zahlen Ihres Unternehmens enthalten, wie Jahresabschlüsse, Bilanzen, Kontodaten und wichtige Verträge sollten auf keinen Fall einfach in Ordner abgelegt und ins Regal gestellt werden. Bewahren Sie sie unbedingt an einem Ort auf, wo nicht jeder Zugriff hat, zum Beispiel in einer Dokumentenkassette oder einem Dokumententresor.
Dokumentenkassetten
Eine feuerfeste Dokumentenbox eignet sich optimal zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente in Papierform sowie elektronischer Datenträger. Die meisten Boxen halten einer Hitzeeinwirkung von bis zu 840° C mindestens 30 Minuten Stand und sind natürlich auch wasserfest. Der Vorteil gegenüber Tresoren besteht darin, dass sie leicht transportiert werden können, da sie ein Gewicht von 20 kg im Normalfall nicht überschreiten. Sicher verschlossen werden kann die Dokumentenkassette mit einem Zahlen- oder Zylinderschloss.
Dokumententresore
Dokumententresore schützen Ihre Dokumente ebenfalls optimal gegen Wasser und Feuer und halten zum Teil sogar Sprengungen stand. Zum speziellen Schutz von digitalen Speichermedien sind Datentresore erhältlich, deren Innentemperatur auch bei Feuer nicht über 50°C steigt. Durch ihr Gewicht sind Tresore automatisch besser gegeben Diebstähle gesichert, und wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, können Sie sich einen speziellen Wertschutztresor anschaffen.
Wichtige Dokumente in einer Dokumentenkassette oder einem Dokumententresor zu verstauen, ist ein erster Schritt. Darüber hinaus ist es aber ratsam, Ihr gesamtes Unternehmen durch zusätzliche Maßnahmen wie Alarmsysteme oder Kameras vor Einbrechern zu schützen.
3. Bewahren Sie nicht alle Dokumente an einem Ort auf
Eine wichtige Regel im Zusammenhang mit Dokumentensicherheit lautet, dass man nicht alles an einem Ort aufbewahren soll. Machen Sie von allen wichtigen Originaldokumenten Kopien und bewahren Sie Original und Kopie an unterschiedlichen Orten auf. Als externer Aufbewahrungsort bieten sich Bankschließfächer an.
Bankschließfächer
Grundsätzlich kann man bei fast jedem größeren Geldinstitut ein Bankschließfach mieten, auch wenn man dort kein Konto besitzt. Sie bieten optimalen Schutz gegen Diebstahl und selbstverständlich wird eine zusätzliche Feuerversicherung abgeschlossen. Beachten muss man allerdings, dass die Dokumente bei dieser Lösung nicht jederzeit einsehbar sind und auf jeden Fall eine weitere vertrauenswürdige Person Zugriff haben sollte, was uns zum nächsten Tipp bringt.
4. Informieren Sie eine vertrauenswürde Person über die Aufbewahrungsorte
Für den Fall, dass Sie einmal krank werden, einen Unfall haben oder nicht vor Ort sind, müssen unbedingt noch andere Personen Zugriff auf die verwahrten Dokumente haben. Das Wichtigste ist, dass Sie diese Person als absolut vertrauenswürdig einstufen, egal ob es Ihr Geschäftspartner, ein Angehöriger oder ein enger Freund ist.
5.Machen Sie Sicherheitskopien von elektronischen Daten
In Zeiten der Digitalisierung sind Unmengen sensibler elektronischer Daten vorhanden, die ebenfalls gesichert werden müssen. Um der Ordnerflut im Büro entgegenzuwirken, entscheiden sich heutzutage viele Unternehmen dazu, einen Großteil ihrer Dokumente einzuscannen.
Die wichtigsten elektronischen Daten sollten am besten auf einer oder sogar zwei externen Festplatten gespeichert werden, welche dann im Datentresor oder Bankschließfach mit den anderen sensiblen Dokumenten aufbewahrt werden können. Vergessen Sie nicht, die Datenträger regelmäßig zu aktualisieren und nach spätestens zehn Jahren auszutauschen.
Wenn es um die Sicherheit Ihres Unternehmens geht, sollten Sie keine Kosten und Mühen scheuen, denn bei Dokumentenverlust ist der Schaden in der Regel noch viel größer.
Bild: Pixabay
Ein Beitrag von Michael Reinalter
Über den Autor:
Michael Reinalter ist beim Experten für Sicherheitslösungen Tresoro unter anderem für den reibungslosen Ablauf im Beratungscenter zuständig. In seinem Alltag erlebt er dabei ständig den Zwiespalt zwischen herkömmlichen und elektronischen Aufbewahrungsmöglichkeiten. Er ist davon überzeugt, dass man sich besonders bei wichtigen Dokumenten und Daten auf keine Sicherheitslösung allein verlassen sollte. Auch halbstarke Kompromisse sollte man beim Thema Sicherheit vermeiden.
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