Die Anfangsphase eines Startups kann turbulent sein. Ein normaler Tag müsste da gut und gerne doppelte Länge haben, um alle Aufgaben und Termine fristgerecht abzuarbeiten. Gründer wissen, wie schnell das an die Substanz geht und arbeiten nicht selten auf Hoch-leistungsniveau. Doch darin besteht eine echte Gefahr! Oft führt der unüberlegte Umgang mit dem Faktor Zeit zu echtem Stress, bremst die Unternehmensdynamik aus und schadet der Effizienz. Der folgende Artikel zeigt Ihnen, mit welchen Tipps Sie Ihr Zeitmanagement verbessern und Ordnung in den Terminkalender bringen können.
Zeit wächst nicht auf Bäumen
Längerfristig müssen Sie gutes Zeitmanagement natürlich erst erlernen. Aber keine Angst! Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Machen Sie sich bewusst: Unser Gehirn besitzt keine unbegrenzte Kapazität und Fehler sind nun mal menschlich. Die Zeit immer zu 100% effizient nutzen? Das fällt auch den erfahrensten Chefs oft schwer. Gehen Sie nicht zu verbissen an die Sache ran, sonst kann der Frust schnell vorprogrammiert sein. Spezielle Coaches können Ihnen dabei helfen, im Gründungsprozess den Überblick zu behalten und alle Termine zu meistern.
Feind Nr. 1: der Zeiträuber
Wenn Sie die Grundbausteine für Ihr neues Unternehmen setzen, sollte vorher klar sein, an welchen Punkten sich zeitintensive Vorgänge befinden. Denn diese sind dafür verantwortlich, dass ein Tag schneller vorbei ist, als man es eigentlich möchte. Sie können kleine und große Zeitfallen unterscheiden:
| → Kleine Zeitfallen | → Große Zeitfallen |
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Diese kleinen Zeitabschnitte fallen Ihnen in den meisten Fällen gar nicht auf: Messenger auf dem Handy bedienen, Social-Media Kanäle checken oder private Emails beantworten. Singulär betrachtet ergeben sie keine große Zeitverschwendung, aber über den Tag verteilt und summiert, können das schonmal Stunden sein. |
Das größere Maß an Zeitverschwendung wird meistens durch falsche Priorisierung von Aufgaben verursacht. Unwichtiges wird dem Essentiellen vorgezogen und das passiert oft auch unbewusst, da man ja trotzdem arbei-tet, nur eben nicht effektiv. Diese Selbsttäuschung ist gut fürs Gewissen, aber schlecht fürs Geschäft. |
Im ersten Schritt sollten Sie Ihre Tätigkeiten in einem Wochenprotokoll vermerken. Das hilft dabei, einen Überblick zu bekommen, wie Sie das Zeitkontingent nutzen und an welchen Punkten Ihre Zeitfallen liegen. Eventuell können dadurch die ersten Zeitfresser eliminiert werden. Versuchen Sie mit der neugewonnenen Information den Tag zu strukturieren und Zeitpunkte zu fixieren, an denen Dieses oder Jenes geleistet werden soll. Planen Sie feste Abstände und Pausen ein.
Methoden für Profis
Ehrgeiz ist in einem Startup äußerst wichtig. Wer den immensen Workload vor sich sieht, möchte also am liebsten sofort loslegen. Allerdings kann eine ungeplante Vorgehensweise oft zu Verzettelung und Ineffizienz führen. Folgende Methoden sind für Gründer lohnenswert:
● Nutzen Sie die Vorteile, welche die Digitalisierung mit sich gebracht hat. Es existieren mittlerweile unzählige Apps für die Strukturierung der täglichen To-Do-Liste. Schauen Sie am besten mal hier nach. Auch für Ihren Arbeitstypus gibt es eine passende Anwendung für das Smartphone. Die Programme helfen nicht nur beim Thema Zeitmanagement, sie liefern meist noch mehr Funktionen wie beispielsweise Kommunikationstools, Dokumentenverwaltung oder die die Möglichkeit, Statistiken zu erstellen.
● Fragen Sie sich selbst, ob Sie viele Dinge gleichzeitig anpacken oder lieber Schritt für Schritt vorgehen wollen, sich also dem Multi- oder Monotasking verschreiben. Über die Vor- und Nachteile beider Arbeitsweisen wird aktuell wieder hitzig diskutiert, aber am Ende muss man selbst entscheiden, wo die eigenen Stärken liegen. In der Anfangsphase eines Startups stehen ungemein viele Aufgaben an, weshalb es manchmal gar nicht anders möglich ist, die Arbeitsschritte überlappen zu lassen. Andererseits lässt sich im Monotasking mit mehr Konzentration und Sorgfalt arbeiten. Machen Sie Ihre Entscheidung von den gesetzten Zielen und der verfügbaren Zeit abhängig.
● Work smart, not hard! Der gängige Startup-Leitspruch lässt sich auch auf den Zeitfaktor übertragen. Unstrukturiertes Vorgehen erschwert Ihnen die Arbeit deutlich. Der Schlüssel liegt in der Priorisierung der Aufgaben. Eine klassische Liste für Termine und Aufträge reicht oft nicht mehr aus. Vielmehr müssen Sie sich vorab darüber Gedanken machen, was aus dieser Liste wann erledigt werden sollte. Das Eisenhower-Prinzip ist eine bekannte Minimatrix, mit deren Hilfe die Priorität einer Aufgabe festgestellt werden kann. Die Konstanten sind ‚Wichtigkeit‘ und ‚Dringlichkeit‘ genannt, wobei der erste Parameter favorisiert wird. Die Aufgaben sollten also nach folgender Reihenfolge bearbeitet werden:
Eilig und wichtig → Nicht eilig, aber wichtig → Eilig, aber unwichtig → Nicht eilig und unwichtig
Bild: Pixabay
Ein Beitrag von Thomas Hoffmann
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