Rechnungsprogramme im Vergleich

Rechnungsprogramme ersparen Unternehmern wertvolle Zeit und reduzieren den Arbeitsaufwand der Buchhaltung immens. Zugleich lassen sich Fehler vermeiden und Versäumnisse durch automatisierte Prozesse umgehen. Ein gutes Rechnungsprogramm lässt sich an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen. Je nach Art des Unternehmens kann ein anderes Programm die richtige Wahl sein. Ein Vergleich der unterschiedlichen Rechnungsprogramme unterstützt Unternehmer und Selbstständige dabei, eine geeignete Software zu finden.

Wozu wird ein Rechnungsprogramm benötigt?

Unternehmer müssen vielen buchhalterischen Pflichten nachkommen. Dazu zählt insbesondere die Rechnungserstellung. Mit einem guten Rechnungsprogramm lassen sich gesetzeskonforme Rechnungen innerhalb kurzer Zeit erstellen und alle Schritte der Rechnungslegung durchlaufen.

Mit dessen Hilfe lassen sich beispielsweise auch Rechnungs-Layouts mit allen erforderlichen rechtlichen Angaben erstellen. Zudem ist es oftmals möglich, über das Programm zunächst ein Angebot zu erstellen und bei Bedarf im Anschluss eine Rechnung zu versenden, beispielsweise per E-Mail. Die Überprüfung des Zahlungseinganges und damit eine Integration des Mahnwesens kann ebenfalls enthalten sein.

Darüber hinaus bieten viele dieser Programme weitere Funktionen an, welche Unternehmern viele kaufmännische Arbeiten abnehmen und dazu beitragen, die Buchhaltung zu automatisieren. Einige der Programme beinhalten beispielsweise die Verbuchung der Belege, die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder auch eine automatische Datenübermittlung an Elster oder den Steuerberater. Ein gutes Rechnungsprogramm trägt dazu bei, Lücken oder sogar Fehler zu umgehen und überprüft die Angaben. Fehler und Versäumnisse können im Zweifel dazu führen, dass das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung Geldstrafen verhängt oder ein Verfahren sogar den Entzug der Gewerbeberechtigung zur Folge haben.

Ein weiterer Vorteil einer Software dieser Art ist, dass diese durch Updates stets auf dem aktuellen Stand ist. Damit werden steuerrechtliche Änderungen automatisch berücksichtigt. Zusätzliche Kosten für einen Steuerberater lassen sich durch den Einsatz eines Rechnungsprogramms vermeiden. Das ist auch dann der Fall, wenn Unternehmen sich durch einen Steuerberater unterstützen lassen. Denn das Programm verhilft zu einer geordneten Buchhaltung und arbeitet dem Steuerberater bei Bedarf zu.

Kostenlose Rechnungsprogramme als Alternative?

Einige Anbieter bieten kostenlose Rechnungsprogramme an. Der Funktionsumfang dieser Programme beschränkt sich häufig nur auf grundlegende Funktionen. Damit sind diese Programme nicht für jene Unternehmen geeignet, die durch die Software automatisierte Prozesse in der Finanzbuchhaltung sicherstellen möchten. Jedoch können kostenlose Rechnungsprogramme für Einzelunternehmen und Startups eine Alternative sein und ihnen einen kostenfreien Einstieg ermöglichen. Insbesondere wer viele der buchhalterischen Pflichten, wie die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht über das Programm erledigen möchte, wird mit einem kostenlosen Programm zufrieden sein. Unternehmen, die sich von einem Rechnungsprogramm eine professionelle Auftragsverwaltung und automatisierte Unterstützung der Finanzbuchhaltung wünschen, kommen an einer kostenpflichtigen Variante hingegen nicht vorbei.

Einschränkungen gibt es zudem häufig hinsichtlich der Rechnungsvorlagen zu beachten. Diese sind bei kostenlosen Rechnungsprogrammen oftmals nicht in einer vielfältigen Auswahl vorhanden. Auch in den individuellen Gestaltungsmöglichkeiten muss häufig mit Abschlägen gerechnet werden. Damit müssen Unternehmer auf Standardlayouts zurückgreifen. Viele der Anbieter von Rechnungsprogrammen bieten Nutzern jedoch Testversionen an. Diese sind temporal nutzbar und ermöglichen es ihnen, das Programm zunächst auszutesten, bevor eine kostenpflichtige Variante gewählt wird.

Rechnungsprogramme im Vergleich: Offline vs. Online-Rechnungsprogramm

Rechnungsprogramme stehen als Offline- und Online-Varianten zur Auswahl. Mit einem Offline-Rechnungsprogramm bestimmt der Nutzer darüber, wie die Daten gesichert werden. Dies geschieht in der Regel auf dem eigenen Computer. Nach dem Erwerb der Software kann der Unternehmer somit vollkommen unabhängig agieren und benötigt keinen Internetanschluss. Dafür muss er jedoch die Datensicherheit selbst sicherstellen, damit die Daten beispielsweise auch nach einem Computerschaden noch vorhanden sind. Der Funktionsumfang von Offline-Lösungen ist häufig sehr umfangreich und bietet damit viele Gestaltungsmöglichkeiten.

Ein Online-Rechnungsprogramm bietet Nutzern hingegen den Vorteil der automatisierten Datensicherheit in einer Cloud. Damit steht ausreichend Speicherplatz zur Verfügung und der Nutzer erhält die Möglichkeit, ortsunabhängig auf die Daten zurückzugreifen. Datenverluste lassen sich damit umgehen. Eine onlinebasierte Rechnungssoftware ermöglicht dem Nutzer zusätzlich die Möglichkeit, die Daten separat auf dem Computer zu sichern. Ein weiterer Vorteil einer Online-Software sind Online-Schnittstellen, beispielsweise zu Elster oder zum Online-Banking. E-Mails lassen sich über die Software mit wenigen Mausklicks versenden, wodurch sich beispielsweise der Rechnungsversand automatisieren und beschleunigen lässt. Zugleich besteht die Möglichkeit, dem Steuerberater auf dem Online-Wege Zugriff auf die Daten zu ermöglichen, wodurch ein unkomplizierter Datenaustausch ermöglicht wird.

Die Vorteile eines Online-Rechnungsprogramms im Überblick:

• Installation einer Software entfällt
• Plattformunabhängige Nutzung möglich
• Daten jederzeit in der Cloud abrufbar
• Collaboration möglich, denn mehrere Personen können auf die Daten zugreifen
• Automatisierte digitale Datensicherung
• Rechnung ortsunabhängig schreiben
• Online-Datenaustausch und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater werden vereinfacht
• Rechnungen direkt online versenden
• Laufende Updates stellen Aktualität sicher

Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer stellen andere Anforderungen an eine Rechnungssoftware, als große und mittelständische Unternehmen. Für Kleinunternehmer bieten sich insbesondere jene Lösungen an, die einerseits kostengünstig und andererseits leicht zu bedienen sind. Eine intuitive Bedienung und ein einfaches Schritt-für-Schritt-System erleichtert die Nutzung und trägt dazu bei, dass keine Angaben vergessen werden. Folgenden Funktionsumfang sollte ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer haben:

• Erstellung von Rechnungen gemäß der Kleinunternehmerregelung
• Erstellung von weiteren Formularen wie Gutschriften, Angeboten und Auftragsbestätigungen
• GoBD-konforme Sicherung der Rechnungen
• langfristige Speicherung
• Übernahme der Daten in eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Schnittstelle zu Elster zur automatisierten Datenübertragung der Steuerunterlagen

Wer als Kleinunternehmer vollständig auf die Hilfe eines Steuerberaters verzichten möchte, benötigt neben einem Rechnungsprogramm eine umfangreiche Buchhaltungssoftware. Diese unterstützt den Nutzer bei allen buchhalterischen Aufgaben.

Besonderheiten bei der Rechnungserstellung mit dem Mac

Während es für Computer mit dem Betriebssystem Windows eine große Auswahl an Rechnungsprogrammen gibt, ist das Angebot für den Mac bedeutend geringer. Zudem sind viele der kostenlosen Varianten häufig nicht mit dem Mac kompatibel. Umgehen lassen sich derartige Probleme, indem ein Online-Rechnungsprogramm gewählt wird. Das wird nicht auf dem Mac installiert, wodurch es unabhängig vom gewählten Betriebssystem nutzbar ist.

Welche Anbieter bieten umfassende Online-Softwarelösungen an?

Es gibt einige Anbieter am Markt, die Unternehmern gute und zugleich günstige Lösungen bereitstellen. Zu diesen Anbietern zählen beispielsweise:

• 1&1 Online Buchhaltungssoftware
• SevDesk
• Pebe Smart (für den Schweizer Markt)

Bei allen Programmen handelt es sich um Online-Versionen, wodurch auf eine Installation verzichtet werden kann. Damit verfügen die Programme über jene Vorteile, die eine Online-Rechnungssoftware zu bieten hat. Diese Anbieter bieten Nutzern zudem unterschiedliche Programmpakete zur Auswahl an, die aufeinander aufbauen. Der Funktionsumfang kann somit mit dem Unternehmen wachsen. Bei der Wahl des Anbieters ist insbesondere darauf zu achten, dass eine GoBD-konforme Rechnungserstellung und Archivierung ermöglicht wird. Damit lassen sich Komplikationen mit den Finanzbehörden vermeiden.

Bild: billionphotos.com
Ein Beitrag von Nadine Müller