Der Konferenzraum
– unendliche Weiten. Wenn man so manchen Konferenzraum betritt, fühlt man sich tatsächlich ein wenig verloren. Sie wirken oft ungeschmückt, fad, leer und weit. Eine Wüste mitten im Betondschungel der Großstadt, eine weitere
graue Nische, mitten im Bürogebäude. Solche Räume sind meistens betont dezent und neutral gehalten, wenn man es positiv ausdrücken will. Will man einmal kein Blatt vor den Mund nehmen, muss man leider zugeben, dass sie lieblos und
uneinladend wirken. Und hier soll man beim Geschäftspartner punkten? Wie kann man hier Menschen für das eigene Unternehmen oder die Präsentation eines Vorhabens nur begeistern? Alles in diesem Raum ist Tristesse, wo man doch eigentlich
den Ideen Flügeln verleihen möchte. Die Frage ist: muss das sein? Wie kann man eine angenehmere Atmosphäre schaffen und seine Geschäftspartner einladend empfangen, ohne dabei geschmacklich daneben zu greifen?
Geschmäcker sind nun mal verschieden
Wir alle wissen, dass Geschmäcker recht verschieden sind. Und das ist noch vorsichtig ausgedrückt. Gerade in der Geschäftswelt kommen die unterschiedlichsten Typen zusammen. Da sind auch oft Geschäftspartner dabei, mit denen man zwar auf der rein unternehmerischen Ebene gerne zusammen kommen will oder vielleicht sogar muss, mit denen man auf der menschlichen Ebene allerdings nicht das Geringste gemein hat. Wie empfängt man solche Menschen gebührlich? Wo fängt da der gute Geschmack an und wo hört er auch schon wieder auf?
Weltweit hat es sich deshalb durchgesetzt, dass der Konferenzraum so neutral und dezent wie möglich gehalten wird. Blasse Resopaltische, Bürostühle von der Stange, eine ausziehbare Leinwand und ein Beamer. Viel mehr gibt es meistens nicht. Kein Bild, das ablenken könnte. Kein Blumenarragement, welches die Tristesse ein wenig auflockern würde. Nichts. Aus gutem Grund, wie man annehmen möchte. Die ausgesuchten Bilder könnten dem neuen Geschäftspartner nicht gefallen und mit viel Pech wäre er gegen die Blumen sogar allergisch. Also: lieber auf alles verzichten und sich auf das Wesentliche konzentrieren – die Präsentation und das Gespräch.
Auf der anderen Seite würde eine geschmackvolle Dekoration und Einrichtung die Atmosphäre aber auch auflockern und dabei die eigene Präsentation aufwerten. Wer sich in einem Raum wohl fühlt, der bleibt auch gerne etwas länger sitzen und hört wohlwollender zu. Dazu könnte man von Anfang an den Konferenzraum etwas wohnlicher einrichten. Keine weißen Resopaltische mit marineblauen Bürostühlen, sondern Echtholztische mit einer schönen Maserung und dazu passenden, gemütlichen Stühlen. Die Wände vielleicht nicht nur einfach weiß streichen lassen, sondern in einem freundlichen Pastellton. Geschmacklich tritt man damit bestimmt keinem auf die Füße, aber jeder fühlt sich sofort bedeutend wohler.
Auf den einzelnen Geschäftspartner vorbereiten
Wenn man Geschäftspartner dann in einem solchen Raum empfängt, sollte man im Vorfeld so gut es geht in Erfahrung bringen, mit wem man es zu tun hat. Sind es zum Beispiel ausländische Geschäftspartner, sollte man gewisse Regeln und Tabus kennen, die in dem Herkunftsland gelten und sich und den Konferenzraum dementsprechend vorbereiten. Wer Gäste aus Saudi-Arabien empfängt, hat häufig keine Chancen auf einen Geschäftsabschluss, wenn er sie mit Schweinemettbrötchen oder Schweinshaxe empfängt. Umgekehrt sollte man seinen japanischen Geschäftspartnern auch nicht unbedingt das Sushi vom Imbiss um die Ecke anbieten. Das ist albern und wirkt wie ein hilfloser Versuch, unbedingt authentisch sein zu wollen.
Beim Thema Verköstigung bei so einem Geschäftstreffen zeigt sich die Liebe zum Detail und die Vorbereitung auf das Gegenüber. Das hat auch viel mit Respekt zu tun, der zwischen den Zeilen, unausgesprochen, für das Gegenüber wahrnehmbar ist. Man sollte nicht irgendwas auf den Tisch stellen, sondern es mit Bedacht wählen. Zu dick aufgetragen sollte es aber auch nicht wirken. Es muss so aussehen, als hätte man mit Stil an alles gedacht und trotzdem hat man sich auf das Wichtigste konzentriert: die Präsentation, das gute Gespräch, auf ein produktives Meeting.
Zudem gilt: man sollte auch bei Geschäftstreffen immer so authentisch wie möglich sein. Wer sich verstellt, der scheint etwas zu verbergen. Das Gegenüber merkt so etwas, wenn es auch nur rein unbewusst ist. Und der Konferenzraum, um es abschließend noch einmal auf den Punkt zu bringen, sollte eine angenehme Bühne dafür sein, dass sich alle sicher und wohl fühlen und es sich um das drehen kann, um das es geht: um gegenseitiges Vertrauen und das Geschäft.
Weitere Informationen zum Thema
• Dossier Büromöbel und Geschäftsausstattung
• Konferenztische auf gaerner.de
• Einrichtungsideen auf officefetish.co
• Tipps für die perfekte Präsentation auf t3n.de
• Kleider machen (Geschäfts-)Leute
Bild: billionphotos.com
Ein Beitrag von Benjamin Fickelscher
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