Die 5 wichtigsten Hinweise für die Buchführung in Eigenregie
Für nahezu jedes neu gegründete Unternehmen besteht die Pflicht zur Buchführung. Lediglich GbRs mit weniger als 500.000 Euro Umsatz im Jahr sowie Freiberufler und Nicht-Kaufleute sind von dieser Pflicht befreit. Der Aufwand, den eine professionelle Buchführung mit sich bringt, lohnt sich jedoch: Denn sie verschafft einen stets aktuellen Überblick über die finanzielle Situation der Firma. So können beispielsweise Entscheidungen über Investitionen oder Personalentwicklung auf einer soliden Basis getroffen werden.
1. Gründungskosten einrechnen
Bereits Kosten, die im Rahmen der Gründung beziehungsweise kurz vor der Gründung mit dem Ziel des Unternehmensaufbaus entstehen, können in die Buchhaltung einbezogen und steuerlich geltend gemacht werden. Dazu sollten sämtliche Belege aufgehoben werden, die Geschäftsinvestitionen zugeordnet werden können.
2. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zuordnen
Eine professionelle Buchhaltung ist kein Job, der sich nebenbei erledigen lässt. Deshalb sollte eine Person bestimmt werden, deren Hauptaugenmerk auf diesem Bereich liegt. Als Sparringspartner empfiehlt sich außerdem eine professionelle Beratung von außen. Dazu rät Andreas van Riesen Steuerberater der GAAP GmbH jungen Unternehmensgründern: "Egal ob der Gründer selbst oder ein dafür angestellter Mitarbeiter die Buchhaltung erledigt, wichtig ist eine klare Zuständigkeit und das Fachwissen. Holen Sie sich daher dann und wann ruhig den Rat eines Fachmanns, um zu überprüfen, ob Ihre Buchführung die qualitativen Anforderungen insbesondere des Finanzamtes erfüllt."
3. Doppelte vs. einfache Buchführung
Es gibt zwei Formen der Buchführung: die einfache und die doppelte Buchführung. Erstere ist eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Auflistung in chronologischer Reihenfolge und kommt vor allem bei kleineren Unternehmen und Einzelkämpfern zur Anwendung. In der doppelten Buchführung hingegen, die für alle im Handelsregister eingetragenen Firmen verpflichtend ist, wird jede Einnahme oder Ausgabe, also jeder sogenannte Geschäftsvorfall, zweimal verbucht. Außerdem muss am Jahresende ein Jahresabschluss erstellt werden.
4. Quittungen und Co. sammeln
Durch pedantische Buchführung lässt sich vor allem auf steuerlicher Seite einiges einsparen. So können Unternehmen sämtliche Betriebsausgaben absetzen – wenn sie diese denn ordentlich in ihrer Buchführung aufgenommen haben. Dabei lassen sich übrigens auch solche Quittungen und Belege einbringen, auf denen keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist.
5. Buchführungssoftware einsetzen
Als Unterstützung für junge Gründer ist auch Buchhaltungssoftware sinnvoll. Denn dort sind die notwendigen Strukturen sowie Formulare bereits vorhanden – es müssen lediglich die Einnahmen und Ausgaben an richtiger Stelle eingetragen werden.
Um bei der Buchführung alles richtig zu machen, sollten junge Gründer die wichtigsten Faktoren zur Aufschlüsselung ihrer Finanzlage kennen. Dabei geht es beispielsweise um den Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung oder die Zuordnung von Verantwortlichkeiten im Unternehmen. Mit optimal geführten Büchern lässt sich nicht nur ein stets aktueller Überblick über die Finanzlage behalten, sondern die Buchführung ist auch für die bestmögliche Steuerersparnis bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung ebenso wie beim Jahresabschluss wichtig.
Dieser Beitrag wurde uns durch die GAAP GmbH, Andreas van Riesen, zur Verfügung gestellt. Hierfür ein herzliches Dankeschön.
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