Jede Firma der Welt muss in einem gewissen Rahmen Buchhaltung betreiben. Dabei sind verschiedene Ansätze denkbar, die sich im Laufe der Zeit entwickelt haben. Bis weit ins 20. Jahrhundert wurde die Tätigkeit manuell durchgeführt. Dadurch war sie zeit- und personalaufwändig. Mit dem Siegeszug des Computers wurden Buchhaltungsprogramme populär, durch die den Verantwortlichen die Aufgaben wesentlich erleichtert wurden. Daraus entwickelten Anbieter im Internet das Cloud-Computing. Darunter versteht man eine IT-Infrastruktur, die auf den Kunden zugeschnitten und für ihn verwaltet wird. Die aus der Firma ausgelagerten IT-Dienste werden nach Verbrauch abgerechnet.
Heute erledigt kaum ein Betrieb, ganz gleich welcher Größe, seine Buchhaltung noch manuell. In diesem Artikel erhalten Sie Ratschläge darüber, welche Programme sich für welche Unternehmen eignen. Zusätzliche Hinweise zu dieser Problemstellung liefern auch Info-Portale wie dieses. Unsere Ratschläge gliedern wir zunächst grob nach der Größe der Unternehmen.
Warum auf Buchhaltungssoftware zurückgreifen?
Bei kleinen Unternehmen investieren Chefs häufig ihre Freizeit in das Erledigen der Buchhaltung. Durch die Software können sie Zeit gewinnen, die für die Work-Life-Balance der Verantwortlichen wichtig ist. Damit ist die Trennung von Arbeit, Freizeit und Familie gemeint, die Stress und damit bekannten Problemen wie Burn-Out vorbeugt. Darüber hinaus sind in kleineren Firmen nicht immer Leute beschäftigt, die fachspezifische Kenntnisse aufweisen. Buchhaltungssoftware ist jedoch leicht bedienbar, bei SaaS (Software as a Service)-Lösungen in der Cloud beschäftigen sich gut ausgebildete Dienstleister mit den Problemstellungen.
Auch größere oder mittlere Firmen profitieren von Programmen oder Cloud-Lösungen. Mitarbeiter, die die einzelnen Bereiche der Buchhaltung erledigen, werden nicht mehr benötigt oder können ihre Arbeitskraft anderen Abteilungen widmen. In Ländern wie Deutschland, wo viele Firmen aufgrund der hohen Personalkosten ihre Produktion ins Ausland verlagern, sind Software-Lösungen daher erwägenswert. Größere Firmen versuchen häufig, nach Prinzipien wie Lean Management (= schlanke Unternehmensleitung) effizienter zu werden. Arbeitszeit für solche Aufgaben einzusparen, ist deshalb eine sinnvolle Strategie.
Welche Arten von Buchhaltungssoftware gibt es und für welche Betriebe sind sie geeignet?
In diesem Artikel schauen wir uns drei verschiedene Lösungen für die digitalisierte Buchhaltung an:
- Freeware, also kostenlose Programme, die man im Internet herunterladen kann
- Lizenzprogramme, also kostenpflichtige Buchhaltungssoftware (beispielsweise als DVDs)
- Software as a Service-Lösungen zum Thema
Wie viele andere kostenlose Programme in dem Bereich wartet debitoor (Download: hier) mit einer nüchternen, freundlichen Oberfläche auf, die an bekannte Microsoft-Anwendungen erinnert. Auf der Seite locken unkomplizierte Anmeldung und Ausprobierfunktion insbesondere Selbstständige, Freelancer und Kleinunternehmer – dies sind auch die Gruppen, für die solche Programme zu empfehlen sind. Man kann seine Bilanzen erstellen, kann Mahnungen versenden und hat einige weitere Basisfunktionen. Neu ist bei debitoor, dass es teilweise Smartphone-kompatibel ist. Dennoch weist Freeware stets bestimmte Mängel auf. So fehlen ihnen Updates für neue steuerrechtliche Vorgaben. Sie sind nicht regelmäßig geprüft und haben deutliche Einschränkungen in der Benutzung.
Kostenpflichtige Programme gehen weit über die Basisfunktionen hinaus. Von einer übersichtlichen Oberfläche gelangt man in die Menüs, wo Standardformulare häufig bereits angelegt sind, wie bei der buchhalter-Serie des Software-Anbieters Lexware.
Erinnerungen sichern einen reibungslosen Ablauf, Umsatzsteuervoranmeldungen können einfach per ELSTER-Schnittstelle ans Finanzamt, der Jahresabschluss kann an den Steuerberater geschickt werden. Die Daten können leicht aufbereitet werden, der Jahresabschluss kann aber auch einfach selbst durchgeführt werden. Normalerweise werden die Lizenzprogramme von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften regelmäßig kontrolliert, so dass gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden. Ein Beispiel dafür ist die im Februar 2014 europaweit anstehende, verpflichtende SEPA-Umstellung.
Bei Software as a Service-Lösungen muss keinerlei Software gekauft und auf lokalen Rechnern installiert werden. Das Unternehmen benötigt nur einen Rechner mit Internetzugang und Browser. Der Nutzer zahlt lediglich die speziell auf ihn zugeschnittenen Leistungen und kann diese jederzeit nach Bedarf verändern. Die Sicherheit wird nach europaweit eingeführten, zertifizierten Normen gewährleistet, etwa durch die EU-Sicherheitsstufe EN 501331. Beispiele für ausgelagerte Dienstleistungen, die von den SaaS-Dienstleistern für dessen Kunden übernommen werden können, sind etwa die Anlagenverwaltung oder die Kostenstellenauswertung. Die Daten können jederzeit exportiert werden.
Fazit
Einen allgemeingültigen Ratschlag abzugeben, ist unmöglich. Zu unterschiedlich sind Firmengrößen, Strukturen und Bedürfnisse. Generell sind aber Freeware-Programme aufgrund ihrer Beschränkungen nicht für mittlere oder größere Betriebe zu empfehlen. Im Umkehrschluss ist jedoch möglicherweise eine SaaS-Lösung für solche Firmen zu kostenintensiv und nicht notwendig. Kostenlose Testversionen bei Lizenzprogrammen und gratis anforderbare Probewochen von Cloud-Lösungen gibt es mittlerweile bei nahezu allen renommierten Anbietern von Buchhaltungssoftware. Es ist ratsam, diese Zeit zu investieren – so kann die Firma mittel- und langfristig möglicherweise nämlich viel Zeit einsparen. Und Zeit ist Geld, wie schon Benjamin Franklin in seinem Buch „Ratschläge für junge Kaufleute" (1748) betonte.
Gastbeitrag von Jakob Ludwig
Jakob Ludwig ist studierter Volkswirt und arbeitet derzeit als freischaffender Autor und Berufsberater im Onlinebereich für verschiedene Marketingagenturen und Firmenportale.
Bildquelle: 4774344sean / crestock.de
Anzeigen
